Ouf ! J’ai survécu à l’inspection !

Assurément, ces déclencheurs peuvent s’inviter dans une démarche d’inspection : sentiment d’avoir peu de contrôle sur la situation (date de la visite, manque de temps, etc.), méconnaissance du processus, première expérience d’inspection, sentiment de compétence mis à l’épreuve, inquiétude quant à l’issue de la démarche, etc. Toutefois, sachez que la plupart des membres qui ont « survécu à l’inspection » ont efficacement géré cette situation de stress et ont su tirer profit de l’expérience.

Comme précisé dans l’article « Oh non ! Pas une inspection ! » (magazine l’orientation, vol. 9, no 2, août 2019), la démarche d’inspection s’inscrit dans le cadre rigoureux du programme de surveillance de la pratique (www.orientation.qc.ca/files/Programme-de-surveillance_OCCOQ_2019-2020.pdf) visant à protéger le public et comporte un aspect réglementaire incontournable. Cependant, ce programme est également déployé auprès des membres de l’OCCOQ dans une perspective de prévention, d’éducation et d’accompagnement. Ainsi, la visite d’inspection s’avère une excellente occasion d’échange professionnel, d’amélioration de la pratique et de développement des compétences, le tout dans une perspective d’approche réflexive et de formation continue.

Un stress nécessaire pour aider à corriger le tir

Il va sans dire que la préparation à la démarche d’inspection exige temps et énergie. Soyez assuré que cet investissement est palpable par les inspecteurs et se reflète dans les observations qu’ils acheminent au CIP. Toutefois, au moment de la réception du rapport de visite à la suite de l’inspection, la très grande majorité des conseillers d’orientation doit faire preuve de persévérance pour conclure sa démarche. En effet, la plupart des c.o. ont à apporter des correctifs à leur pratique à la suite du passage de l’inspecteur. Pour certains, la tâche est simple et rapide, alors que pour d’autres elle exige d’investir (encore !) temps et énergie pour réguler leur pratique professionnelle. Voici quelques exemples de « corrections de tir » formulés dans le cadre des inspections :

• Réaliser une évaluation et une planification annuelles des services ;
• S’assurer d’une réponse adéquate aux besoins des clientèles vulnérables (activités réservées aux c.o. : Loi modifiant le Code des professions et d’autres dispositions législatives dans le domaine de la santé mentale et des relations humaines) ;
• Mettre à jour ses connaissances en éthique et déontologie ;
• Prévoir du temps de formation continue et de développement des compétences ;
• Mettre à jour ses informations ainsi que son portfolio de formation dans Espace compétence ;
• Corriger la tenue de dossiers : intégrer un sommaire des interventions, parapher et dater tout document conservé dans le dossier, s’assurer de la présence du formulaire de consentement ou d’une note à cet effet, rédiger une note de fermeture de dossier, intégrer des hypothèses professionnelles ou motifs d’interventions retenues ou jugement professionnel, éviter les jugements de valeur et le vocabulaire subjectif, indiquer des éléments du fonctionnement psychologique ou des ressources personnelles ou des conditions du milieu du client ;
• Assurer la confidentialité des rencontres ;
• Corriger l’insonorisation du cabinet ;
• S’abstenir de partager des informations confidentielles sans l’accord du client ;
• Rendre accessible, à la vue du client, le Code de déontologie.

Ce qui m’attend après

À la suite de la rencontre avec l’inspecteur, le CIP formule une recommandation selon la situation du membre, qui en est informé par la réception du rapport de visite, comme mentionné précédemment. Cette recommandation repose entre autres sur le questionnaire d’autoévaluation, les informations contenues dans Espace compétence, le portfolio de formation et les observations de l’inspecteur qui aura pris le temps, au moment de la rencontre, d’en faire part au membre et de l’informer des correctifs à apporter à sa pratique le cas échéant. Dans toutes les démarches d’inspection, c’est le CIP qui a le pouvoir de recommander les mesures à prendre et de s’assurer de leur application. Voici quelques-unes des recommandations qui peuvent être formulées :

• Les conditions d’exercice répondent aux règles édictées par l’OCCOQ, qui encourage le membre à poursuivre sa pratique professionnelle réflexive ;
• Des correctifs relatifs à certains éléments de la pratique professionnelle, tels que précisés dans le rapport de visite, devront être apportés, et le membre s’engage auprès de l’inspecteur à les appliquer ;
• Une visite complémentaire est nécessaire avant de pouvoir se prononcer sur la pratique du membre ;
• Des documents ou dossiers de clients doivent être acheminés au CIP afin de vérifier les correctifs que le membre doit apporter à sa tenue de dossiers ;
• Des correctifs relatifs à la pratique du membre doivent être apportés, et une visite de suivi sera effectuée afin de vérifier leur application ;
• Des lacunes importantes dans la pratique du membre ont été constatées, et une inspection particulière portant sur la compétence sera effectuée.

Détail important à prendre en considération : il peut y avoir un délai, parfois même de quelques mois, entre la visite d’inspection et la réception du rapport de visite présentant les recommandations. Le CIP se réunit à huit reprises durant l’année et, au cours de ces rencontres, les membres du comité traitent différents dossiers selon un ordre de priorité. Contrairement à ce que certains s’imaginent, le délai entre la rencontre d’inspection et la réception du rapport n’est pas nécessairement représentatif du nombre de correctifs à apporter ou des lacunes dans votre pratique.

Il va sans dire que la préparation à la démarche d’inspection exige temps et énergie. Soyez assuré que cet investissement est palpable par les inspecteurs et se reflète dans les observations qu’ils acheminent au CIP.

Les recommandations les plus courantes

Certaines recommandations reviennent plus fréquemment. Pour connaître lesquelles, voici un premier indice : la plupart des c.o. se disent satisfaits du processus d’inspection et affirment se sentir mieux outillés pour la suite de leurs interventions et la réalisation de leur travail respectif. Autre indice : c’est rarement la tâche préférée des c.o., mais elle est ô combien essentielle et régie par le Code de déontologie. Vous avez deviné ? Deux recommandations sont majoritairement formulées aux membres inspectés :

• Des correctifs relatifs à certains éléments de la pratique professionnelle, tels que précisés dans le rapport de visite, devront être apportés, et le membre s’engage auprès de l’inspecteur à les appliquer ;
• Des documents ou dossiers de clients doivent être acheminés au CIP afin de vérifier les correctifs que le membre doit apporter à sa tenue de dossiers.

Deux constats s’imposent. Tout d’abord, malgré le fait que des correctifs soient à apporter à leur pratique, les membres inspectés agissent généralement conformément au Code de déontologie et respectent les politiques et règlements adoptés par l’OCCOQ, selon la majorité des dossiers évalués par le comité. Deuxièmement, la tenue de dossiers est un aspect de la pratique qui est à bonifier chez une partie des membres. Bien que ce volet du travail du conseiller d’orientation soit réglementé, il demeure un défi pour certains. La rencontre d’inspection devient alors un moyen de mieux comprendre les exigences sur ce plan, de saisir leur pertinence et d’explorer des stratégies et des outils à mettre en place pour régulariser la situation.

[…] malgré le fait que des correctifs soient à apporter à leur pratique, les membres inspectés agissent généralement conformément au Code de déontologie et respectent les politiques et règlements adoptés par l’OCCOQ, selon la majorité des dossiers évalués par le comité.

​Le stress de l’inspection, une occasion de développement professionnel

D’entrée de jeu, il a été énoncé qu’une majorité de membres ayant vécu une visite d’inspection dans le cadre du programme général de surveillance expriment être satisfaits du déroulement de leur rencontre, rassurés et mieux outillés pour poursuivre leur mission respective auprès de leur clientèle.

Voici, à titre d’exemples, quelques commentaires reçus par l’équipe d’inspecteurs :

• J’ai une meilleure connaissance des outils créés par l’Ordre et je sais comment les utiliser ;
• J’ai une assurance renouvelée à l’égard de ma pratique professionnelle ;
• Je connais maintenant de façon plus approfondie les règlements qui régissent la pratique et je comprends leur pertinence ;
• J’ai enfin une meilleure compréhension de certains aspects de ma pratique, notamment en ce qui concerne les activités réservées aux c.o. (Loi modifiant le Code des professions et d’autres dispositions législatives dans le domaine de la santé mentale et des relations humaines) ;
• Je me sens moins isolé et j’ai le sentiment d’avoir un Ordre sur lequel je peux m’appuyer ;
• Je comprends mieux les rouages de l’OCCOQ.

Malgré son caractère formel, la démarche d’inspection constitue un échange professionnel qui permet, d’une part, de s’assurer de la conformité de la pratique du membre à l’égard de la réglementation et offre, d’autre part, à ce dernier l’occasion d’obtenir des précisions quant à ses façons de faire, de clarifier des enjeux éthiques et déontologiques, de discuter du contexte de travail, de préciser son rôle, etc.

En bref, l’inspection est une bonne occasion pour améliorer sa pratique et actualiser ses compétences. Être membre d’un ordre professionnel, c’est à la fois un privilège et une responsabilité. « L’intervention des c.o. touche directement l’identité des personnes, leur santé psychologique et leurs possibilités de choix personnels et professionnels ». Il est donc essentiel d’assurer aux clients un service intègre et compétent. En souhaitant que cet article vous permette de mieux gérer le stress lié à l’aventure que représente l’inspection professionnelle et en espérant que les déclencheurs du C.I.N.É. ne soient pas envahissants dans votre démarche, l’équipe des inspecteurs vous salue !