Gouvernance - Assemblée générale annuelle

Assemblée générale annuelle de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec

Conformément au Règlement sur l’organisation de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec et sur les élections à son Conseil d’administration, l’Ordre doit tenir une assemblée générale des membres à chaque année, dont le quorum est fixé à 30 membres. Le rapport des activités du dernier exercice leur est alors présenté ainsi que le rapport des états financiers vérifiés par l’auditeur.

Bilan de l'assemblée générale annuelle 2021

L’assemblée générale annuelle (AGA) 2021 de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) a eu lieu le jeudi 14 octobre dernier, entièrement en mode virtuel. Les membres présents pouvaient ainsi voter à distance et poser leurs questions en direct sur la plateforme de diffusion de l'AGA.

Participation des membres

Au total, 98 membres, deux administratrices et un administrateur nommés par l’Office des professions du Québec au conseil d’administration (CA) ainsi que le personnel de l’équipe de l’Ordre ont participé à l’AGA. Le nouveau format de la présentation du bilan des activités fut fort apprécié, mettant davantage l’accent sur les faits saillants et sur des illustrations dynamiques. Par ailleurs, les membres présents ont dû se prononcer par vote sur l’augmentation de la rémunération des administratrices et administrateurs élus, conformément aux exigences du Code des professions.

Rapports de la présidente et de la directrice générale

Tel qu’il se doit, la présidente, Josée Landry, c.o., et la directrice générale et secrétaire, Martine Lacharité, c.o., ont présenté leur rapport respectif aux membres de l’assemblée concernant les activités de l’Ordre ayant eu cours durant l’exercice 2020-2021. Nous vous invitons d’ailleurs à consulter le rapport annuel pour obtenir tous les détails à ce sujet.

Augmentation du montant de la cotisation annuelle des membres 2022-2023

En conformité avec les nouvelles normes du Code des professions (articles 103.1 et 104), deux consultations ont été tenues auprès des membres au sujet de l’augmentation de 1,6 % du montant de la cotisation annuelle 2022-2023 recommandée par le conseil d’administration (CA) de l’Ordre.

Après la tenue de la première consultation, 21 membres avaient soumis des commentaires à l’Ordre. Aucun commentaire n’a toutefois été émis de la part des membres lors de la deuxième consultation, qui a eu lieu lors de l’AGA du 14 octobre 2021.

Comme prévu, les résultats des deux consultations ont été analysés par les membres du conseil d’administration, lors de leur séance suivant la tenue de l’AGA, afin de statuer sur le maintien ou l’abandon de l’augmentation proposée. Lors de cette séance, les membres du CA ont fixé le montant de la cotisation 2022-2023 à 635 $, représentant une augmentation de 1,6 %.

Rémunération des administratrices et administrateurs et élus

Les membres présents lors de l’AGA 2021 ont dû se prononcer par vote afin d’approuver ou de refuser l’augmentation de la rémunération des administratrices et administrateurs élus, conformément aux exigences du Code des professions.

  1. Approbation de la rémunération des administratrices et administrateurs élus

    Les administratrices et administrateurs élus (autres que la présidente) ne sont pas rémunérés pour leur participation aux séances du CA. Toutefois, leurs frais de séjour et de déplacement sont remboursés selon les termes de la Politique de remboursement des frais de séjour et de déplacement. De plus, ils et elles bénéficient de l’inscription gratuite au colloque et à la journée de formation continue de l’Ordre, en plus du remboursement de leurs frais de séjour et de déplacement dans le cadre de ces événements. Finalement, des jetons de présence leur sont versés pour leur participation aux réunions des différents comités du CA, conformément à la Politique de rémunération des administrateurs élus. Encore une fois, leurs frais de séjour et de déplacement sont aussi remboursés pour cette participation.

    Les membres présents à l’assemblée ont approuvé la résolution présentée par le CA, qui proposait de maintenir au niveau actuel (307,30 $ pour une journée de réunion) le montant des jetons de présence versés aux administratrices et administrateurs élus (autres que la présidente) pour le prochain exercice (2022-2023).

  2. Approbation de la rémunération de la présidente

    La rémunération de la présidente est établie selon les règles de la Politique sur la rémunération des administrateurs élus, qui stipule qu’elle est embauchée pour un horaire de trois (3) jours de travail par semaine, à un taux horaire de 74,46 $ (exercice 2021-2022). Ses frais de séjour et de déplacement sont remboursés selon la politique, et un téléphone cellulaire lui est fourni par l’Ordre.

    La résolution présentée par le CA, qui proposait une augmentation de 1 % du taux horaire de la rémunération de la présidente pour l’exercice 2022-2023, a été approuvée par les membres présents à l’assemblée. Cette augmentation sera donc applicable à compter du 1er avril 2022.

    De plus, en reconnaissance du travail effectué et des résultats obtenus pour l‘exercice 2020-2021, la proposition du boni forfaitaire non récurrent de 5 % a été approuvée par les membres présents à l’assemblée.

Nomination de l’auditeur pour l’exercice 2022-2023

Les services de la firme Poirier & Associés ont été reconduits, via un vote majoritaire de l’assemblée, pour la vérification des états financiers de l’exercice 2022-2023.

Documentation de l'AGA 2021