Gouvernance - Assemblée générale annuelle

Assemblée générale annuelle de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec

Conformément au Règlement sur l’organisation de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec et sur les élections à son Conseil d’administration, l’Ordre doit tenir une assemblée générale des membres à chaque année, dont le quorum est fixé à 30 membres. Le rapport des activités du dernier exercice leur est alors présenté ainsi que le rapport des états financiers vérifiés par l’auditeur.

Consultations des membres

La Loi modifiant diverses lois concernant principalement l'admission aux professions et la gouvernance du système professionnel exige maintenant qu’une consultation sur le montant de la cotisation annuelle soit réalisée par les ordres auprès de leurs membres (via un formulaire électronique) au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle (AGA). Une deuxième consultation des membres doit par la suite avoir lieu durant l’AGA. Les résultats de ces consultations sont finalement présentés lors de la séance du CA de l’Ordre suivant la tenue de l’assemblée. Il doit ainsi prendre ces résultats en considération pour prendre sa décision finale qui fixera le montant de la cotisation.

Votes des membres lors de l’AGA

Au total, les membres de l’Ordre qui assistent à l’AGA doivent voter pour l’approbation ou le rejet de trois résolutions distinctes du conseil d’administration, qui portent sur les éléments suivants :

  • rémunération de la présidente ;
  • rémunération des administrateurs élus ;
  • nomination de l’auditeur pour le prochain exercice financier.

Bilan de l’AGA 2020 de l’OCCOQ

Pour la première fois de son histoire, l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) a tenu son assemblée générale annuelle (AGA) en mode virtuel, le 2 octobre 2020. Les membres qui y ont assisté pouvaient poser des questions et voter de façon virtuelle, au même titre que lors d’une assemblée en présentiel.

Participation des membres

Au total, 141 membres de l’OCCOQ étaient en ligne lors de l’AGA, auxquels s’ajoutaient un étudiant associé et quatre membres du conseil d’administration (CA) nommés par l’Office des professions du Québec. La qualité de la vidéoconférence, son aspect professionnel et l’absence de difficultés techniques ont contribué à la réussite de cette première AGA virtuelle, et ces points forts ont été soulignés dans les commentaires recueillis. Chacune des régions administratives du Québec était représentée par au moins un membre, illustrant ainsi la diversité des lieux de pratique des conseillers et conseillères d’orientation (c.o.).

Rapports de la présidente et de la directrice générale

Tel qu’il se doit, la présidente, Josée Landry, c.o., et la directrice générale et secrétaire, Martine Lacharité, c.o., ont présenté leur rapport respectif aux membres de l’assemblée concernant les activités de l’Ordre ayant eu cours durant l’exercice 2019-2020. Nous vous invitons d’ailleurs à consulter le rapport annuel pour obtenir tous les détails à ce sujet.

Consultations sur la cotisation annuelle des membres 2021-2022

En conformité avec les nouvelles normes du Code des professions (article 103.1), l’Ordre doit tenir une première consultation auprès de ses membres (via un formulaire électronique), au moins 30 jours avant son AGA, à propos du montant de la cotisation annuelle pour la prochaine année (2021-2022). Une deuxième consultation des membres doit par la suite avoir lieu durant l’AGA. Les résultats de ces consultations sont finalement présentés lors de la séance du CA de l’Ordre suivant la tenue de l’assemblée. Il doit ainsi prendre ces résultats en considération pour prendre sa décision finale qui fixera le montant de la cotisation.

Au terme de la première consultation, seulement quatre membres de l’OCCOQ avaient répondu au formulaire. La présidente de l’OCCOQ a d’ailleurs profité de son temps de parole à l’assemblée pour rappeler aux membres que cette consultation est l’occasion pour eux de faire part de leurs commentaires à propos du montant de la cotisation au CA, et elle les a invités à y participer en plus grand nombre à l’avenir. L’AGA du 2 octobre a toutefois permis à six membres de partager leurs commentaires en direct.

Le conseil d’administration a résolu d’augmenter la cotisation annuelle de 1,5 % (pour un montant de 9 $) pour l’exercice 2021-2022, et ce, pour une cotisation totale de 625 $, à laquelle s’ajoutent le montant de la contribution à l’Office des professions perçue par l’Ordre, la prime d’assurance responsabilité professionnelle et les taxes applicables.

Rémunération des administrateurs élus

Deux votes ont eu lieu lors de l’AGA 2020 concernant la rémunération des administrateurs élus.

1. Approbation de la rémunération des administrateurs élus

Les administrateurs élus (autres que la présidente) ne sont pas rémunérés pour leur participation aux séances du CA. Toutefois, leurs frais de séjour et de déplacement sont remboursés selon les termes de la Politique de remboursement des frais de séjour et de déplacement. De plus, ils bénéficient de l’inscription gratuite au Colloque et à la Journée de formation continue, en plus du remboursement de leurs frais de séjour et de déplacement. Finalement, ils reçoivent des jetons de présence pour participer aux différents comités du CA, conformément à la Politique de rémunération des administrateurs élus, et leurs frais de séjour et de déplacement sont aussi remboursés pour cette participation.

L’assemblée a approuvé la résolution présentée par le CA, qui proposait une augmentation de 1,5 % du montant des jetons de présence en vigueur au cours de l’exercice 2020-2021 (307,30 $ par journée de réunion) pour le prochain exercice (2021-2022).

2. Approbation de la rémunération de la présidente

La rémunération de la présidente est établie selon les règles de la Politique de rémunération des administrateurs élus, qui stipule qu’elle est embauchée pour un horaire de trois jours de travail par semaine, à un taux horaire de 72,28 $ (exercice 2020-2021). Ses frais de séjour et de déplacement sont remboursés selon la politique, et un téléphone cellulaire lui est fourni par l’Ordre.

La résolution présentée par le CA, qui proposait une augmentation de 1,5 % du taux horaire de la rémunération de la présidente pour l’exercice 2021-2022, a été approuvée par l’assemblée. Cette augmentation sera donc applicable à compter du 1er avril 2021.

Nomination de l’auditeur pour l’exercice 2020-2021

Les services de la firme Poirier & Associés ont été reconduits, via un vote majoritaire de l’assemblée, pour la vérification des états financiers de l’année 2020-2021.