Adresses de courrier électronique établies à votre nom : une obligation du Code des professions

Depuis l’entrée en vigueur, en juin 2017, de la Loi modifiant diverses lois concernant principalement l’admission aux professions et la gouvernance du système professionnel, le Code des professions impose des obligations à l’égard des adresses de courrier électronique que les membres utilisent dans le cadre de l’exercice de leur profession ou dans leurs communications avec leur ordre professionnel. En tant que membre de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ), vous avez l’obligation de lui fournir deux adresses de courrier électronique.

Deux types d’adresses de courrier électronique

Adresse de courrier électronique professionnelle (art. 46.1 par. 4.1 du Code des professions) Cette adresse est inscrite au tableau des membres de l’Ordre. Elle doit être « établie à votre nom » et peut, à votre choix, être communiquée au public qui souhaite obtenir vos coordonnées professionnelles dans le répertoire des membres du site Web de l’OCCOQ. Adresse de courrier électronique de correspondance (art. 60 al. 1 du Code des professions) Cette adresse, qui doit également être « établie à votre nom », est utilisée par l’Ordre lorsqu’il doit vous transmettre des documents qui vous sont personnellement destinés (ex. : avis de renouvellement de la cotisation annuelle, questionnaire d’inspection professionnelle, convocation à l’assemblée générale annuelle, etc.). ***À noter que vous pouvez utiliser la même adresse pour les deux catégories (professionnelle et correspondance), pourvu qu’elle soit établie à votre nom.

Que doit-on comprendre par « établie à votre nom » ?

L’adresse de courrier électronique doit contenir suffisamment d’information nominative pour que le public et l’Ordre puissent vous identifier lors de l’envoi ou de la réception d’un courriel. Elle ne peut donc pas être établie au nom d’un tiers ni être utilisée par un tiers.

Pour être conforme, une adresse établie à votre nom doit respecter l’une des trois options suivantes :

• contenir votre prénom et votre nom de famille;
• contenir seulement votre nom de famille;
• contenir l’initiale (ou les initiales) de votre prénom suivie de votre nom de famille.

Vous devez obligatoirement aviser l’Ordre de tout changement d’adresse dans un délai maximal de 30 jours. Pour ce faire, connectez-vous à Espace compétence et effectuez le changement d’adresse dans vos « Renseignements personnels » et vos « Préférences de communication », qui se trouvent dans la section « Mon profil » (cliquez sur l’icône située en haut et complètement à droite de la page).

Service-conseil éthique

Pour toute question ou difficulté, vous pouvez contacter l’Ordre (en indiquant « Demande pour le service-conseil éthique » dans l’objet du courriel) : ordre@orientation.qc.ca